帳票とは？伝票や似た言葉の違いと保存方法

「帳票」という言葉を聞いたことはありませんか？経理担当者にとっては、毎日触れる帳票、そんな頻繁に使われる帳票の役割はご存知でしょうか？帳簿や伝票、証憑書類と似ている言葉があるけど、違いの説明って？と思われる方に、帳票の定義や似ている言葉の違い、保存方法についてご紹介します。

帳票とは

「ちょうひょう」と読み、会社における取引や会計に関する記録書類の総称です。経営活動の中で作成された書類は帳票になります。帳簿類の「帳」と伝票類の「票」を合わせた言葉で「帳簿」と「伝票」の両方を指す会計用語になります。

似ている言葉「帳票」と「帳簿」と「伝票」

「帳簿」は、会社の経営や店舗の運営などのために行われた取引の内容を記録したもので、元帳や仕訳帳の総称です。
「伝票」は、入金や出金などお金の動きを記入したものです。
言葉が似ていることから「帳票」と「伝票」を混同してしまう人もいるかもしれません。実際には「伝票」の方が網羅する書類の範囲が狭いです。

似ている言葉「帳票」と「証憑書類」

他にも似た言葉として「証憑（しょうひょう）書類」があります。

「証憑書類」は、契約書や納品書など何らかの取引があったことを証明する書類のことです。つまり取引の中で生じた書類をさします。

帳票の保存期間

企業の会計情報を証明する帳票書類は、法律で保存が義務付けられています。監査が入った際に明示が必要です。

帳票の保存期間は、いくつかの法律に基づいて考える必要があります。

◾️法人税法上の保存期間
帳簿の保存期間は、7年間ですが、欠損金が生じた事業年度は、9年間の保存が必要です。
伝票の保存期間は、法人なら7年、欠損金が発生した年は9年、個人であれば5年必要です。

◾️会社法上の保存期間
会社法上は、10年間の保存期間が定められています。ですから、最低でも10年間は帳票書類を保存しておくようにしましょう。

帳票の保存方法

帳票は、原則「紙での保存」と決まっています。そのため、パソコン上で作成しても最終的に紙への出力が欠かせません。
しかし、保存にかかるコストや事務的負担を軽減するため、電帳法によって電子データでの保存が特例として認められました。

そして、2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行され、国税関係帳簿・書類のデータ保存について抜本的に見直しが行われました。

電子帳簿保存法（以下「電帳法」）とは、簡単に言えば、帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。
電帳法で認められている保存方法には「電子データ保存」と「スキャナ保存」があり、それぞれに適用される帳簿・書類があります。

今回改正される内容は、大きく分けて次の3つがあります。
1.国税関係帳簿・書類の要件緩和
・事前承認制度の廃止
・システム要件緩和と優良保存認定制度の新設
・検索項目を「日付」「取引金額」「取引先」に限定
・適正事務処理要件の廃止
・スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和
2.電子取引における電子データ保存の義務化
3.罰則規定の強化

国税関係帳簿・書類および電子取引データは、規定の要件に沿って保存されていないと、税法上の帳簿・書類として認められません。そのため、今回義務化される電子取引データに関しては、確実な保存運用が必要になります。
詳しくはまた別の機会にご紹介します。

経営活動の履歴にもなる帳票。経理業務だけでなく、どのような業務でも日常的に必要となる書類です。
2022年1月の電子法改訂のように、今後も扱い方・保存方法が変わっていくでしょう。そんな時に、対応できるよう、用語の違いや基礎知識はしっかり理解しておくことが大事です。

帳票にも含まれる伝票。今使っている伝票が無くなったので発注を考えられている方や、使い勝手が良い配置にしたいなど伝票でお悩みの際には、気軽に伝票印刷どっとこむにご相談ください。