請求書の電子化のメリット・デメリット

今まで紙に印刷し、郵送していた請求書の発行と発送請求書。
平成17年のe文書法施行に伴い電子帳簿法が改正され、請求書の電子化が可能となり、原本が紙の国税関係書類についても、一定の要件の下でスキャナを使用して作成した電子データにより保存することができるようになりました。
近年では、コロナウィルスの蔓延で在宅勤務が増えたことにより、紙の書類の電子化が進んでいます。今回は、そんな請求書の電子化のメリット・デメリットをご紹介します。

請求書とは

請求書とは商品やサービスの提供が終了した後、料金・代金を取引先へ請求するときに発行する書類です。発行時点における金銭のやり取りは、必ずしも発生していません。払い前なので、支払期日や、支払いの対価となる物品やサービスの内訳・個数、支払い先、支払期限などが記載するのが一般的です。

請求書の電子化のメリット

・コスト削減：請求書の印刷代や封筒代、用紙代、インク代、郵送費などが削減できます
・業務の効率化：在宅ワークでも作業ができ、請求書の封入手続きが不要になったり、請求書の確認が簡単にできます。取引先は、データとして請求書を保存することで書類のスペースを取らず、検索がしやすくなります。
・データの送付履歴が請求書送付の証拠となります

請求書の電子化のデメリット

・請求書を電子化するために請求書発行システムを導入する場合、システムの導入コストや月々の運用コストがかかります。過去の請求書も紙媒体から全てをデータ化する場合、膨大な作業量と費用が発生してしまいます。
・電子化に難色を示す企業もあります。企業によっては、紙媒体の請求書しか認められていなかったり、請求書に関する取引先独自の指定書式が決まっているなど、紙媒体を好む企業もあります。
・電子データのリスク：請求書の保存媒体に問題が起きた場合（サーバーが落ちたり等）、データが全て閲覧できなくなってしまうリスクが伴います
・ITが苦手な方の取り入れるハードルが高い：パソコンが苦手という方には、電子請求書を作成するより、慣れている紙の請求書が良いという方もいます
・情報漏えいのリスク：紙媒体で保管されている請求書に比べて、電子化された請求書は第三者に情報が抜き取られやすくなります
・改ざんのリスク：紙に比べて電子データは第三者に改ざんされやすくなります

電子化が進んできた請求書も、紙の請求書を利用されているところも多々あります。伝票プリントどっとこむでは、請求書の独自の仕様などご要望に応じて紙をご用意しておりますので、お気軽にご相談ください。