経理書類をファイリングして仕事を効率的に

経理業務では領収書や請求書など沢山の伝票や帳簿など取り扱うので、
いざ特定の書類を探す時に苦労したことはありませんか。
仕事を時短かつ効率的に進めるためには、経理書類をうまく管理する必要があります。
今回は経理書類をファイリングする方法についてご説明いたします。

経理業務に使う主な書類

経理書類のファイリング方法の前に、経理ではどんな書類を取り扱っているのかを見ていきましょう。扱う伝票や帳簿には主に以下のようなものがあります。

■伝票の種類
・伝票式会計で使用する入金伝票・出金伝票・支払伝票・振替伝票・売上伝票
・納品伝票（納品書）
・お会計伝票
・作業伝票
・受発注伝票
・契約伝票
・入出庫伝票
・訂正返品伝票
・チェーンストア統一伝票
など

■帳簿の種類
・主要簿
・補助簿

業種により取り扱う伝票や帳簿が異なる場合もありますが、基本的に上記に記載されている伝票や帳簿を取り扱うことが多いかと思います。紹介した書類だけでも数が多くて管理するのが大変です。

経理種類の保存方法

経理書類の保存方法についてはいくつか認められていますが、原則として紙で保存することが決められています。
現在、パソコンで書類を管理することも当たり前のようになっていますが、書類の保存方法はパソコンで電子データとして作成していても、データの内容を印刷して紙で保存する必要があります。伝票類の電子保存については「企業内での決裁や情報整理などを目的」として使っている場合は、電子帳簿保存法の適用外です。しかし「国税関係帳簿の記載内容を補助する目的」で作成・保存され、その伝票が補助簿を構成する場合は、納税地の税務署長の承認を受けることで電子保存できます。

また、領収書や請求書などの書類については税法で定める7年間もしくは9年間保存。帳簿書類等の保存期間は10年間とされています。
それについては「領収証の保管方法・期限について」「帳票とは？伝票や似た言葉の違いと保存方法」でご紹介しています。よければ合わせて読んでみてください。

経理書類のファイリング方法について

経理の元には、とても重要で大切な書類が集まります。まずは書類を「時間軸」と「種類」で分類して整理しましょう！そのあとに、経理書類のファイリングをすることで、
経理書類のファイリング方法はいろいろありますが、こちらでは一部ご紹介いたします。

■時間軸
基本的ではありますが、時間軸でまとめる方法です。取引相手や内容から探すの大変ですが、時間軸で管理すると取引した日付から探すことがが出来るので、日付さえわかっていれば簡単に探すことができます。
経理のサイクルは基本的に一年単位なので一年毎にひとまとめにファイリングする方法がおすすめです。

■小さいレシートなどの領収書
各分類の中で新しいものを上にファイリングし、A4の書類はそのまま、A4より小さい書類は、A4のコピー用紙に貼りましょう。
領収書やレシートはビニール袋に入れて保管する方法もありますが、数も多くてバラバラになり、探し辛くなるといったデメリットもありますので、日付ごとにノートやルーズリーフなどに貼って保管する方法が探す手間が省けるので有効です。

■見落としがちな紙で郵送されてこない請求書・領収書・明細書
ネットで購入、電子決済などメールや画面での確認のものが多くあります。
種類によっては、閲覧期限があるものもありますので、期限前に印刷しファイリングしましょう。

経理業務では多くの書類を扱います。毎日業務をこなしていくとどんどん書類は蓄積されていき、保管するルールを決めておかないと、探す手間がかかったり最悪の場合紛失することもあります。そうならないために、日頃からキチンとファイリングして経理書類を管理しておきましょう。

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