伝票の種類「出金伝票」について

3月になり年度末を迎えます。経理作業・税務調査などに重要な書類となる伝票。前回は「入金伝票」についてご紹介しました。今回は「出金伝票」についてご紹介していきます。

出金伝票とは？

入金伝票とは逆で、お金が出ていったときに記入する伝票です。
商品を仕入れるために支払ったお金や、取引先と飲食店で打ち合わせ等を行った時の飲料代などは、出金伝票に記録します。
事業に関わる出金があった際は、出金伝票を使用します。

出金伝票と領収書の違い

支払いの証拠といえば領収書が思い浮かびます。ただ結婚式などのお祝い、電車賃など領収書が無い場合もしくは領収書を無くしてしまった場合には、この出金伝票を活用します。
確かに出金があったという説明がつくならばメモ書きでも証拠にはなり得ますが、やはり伝票をしっかり作成する方が信憑性が高まります。

出金伝票の書き方と注意点

領収書が無いから経費として計上できない、と諦めてしまうことがないように活用できる便利な出金伝票。具体的に記載する項目としては、以下が必要です。
・支払いをした年月日
・支払いをした相手
・勘定科目（接待交通費・文具購入費など）
・摘要（具体的な会場名や商品名）
・支払った金額

特に内容は税務調査が入った場合、細かく聞かれることになります。領収書が出てこなさそうだと予想される場合や紛失した場合を想定して、できるだけ出席した会合などで配布されたパンフレットや案内状、会葬礼状など、内容が証明できるものを残しておくこともおすすめします。

また、出金伝票に限ったことではありませんが、書き損じた伝票を破棄しないように十分注意しましょう。伝票は連番で用意されているため、破棄すると欠番が出ることになります。そうなると税務調査の際に改ざんなどを疑われてしまうこともあります。書き損じた伝票はきちんと保管しておきましょう。

このように領収書が無くても経費計上を諦めなくてよい心強い出金伝票。証拠付けが重要になってくるため、書類もしっかり用意しておきましょう。

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