今さら聞けない経費と経費精算

毎日の経理業務の中で「経費精算」は日々の仕事の大半を占めているのではないでしょうか。実際に精算の対象となる経費が、何を指しているのか説明できない方もいるかもしれません。今回は、そんないまさら聞けない経費の定義や経費精算をご説明します。

経費精算とは？

経費とは、会社が事業を行って売上を得るための必要な費用のことです。人件費、会食費なども経費にあたります。
経費として処理できるものとしては、会社の事業に関係する支出に限られており、それに対しての領収書が存在することが前提になります。

また、会社の事業に関係ない場合でも、利益に繋がるような場合は経費として認められています。特に接待交際費としてどこまで認めるかは常識的な判断にゆだねられているのが現状です。

経費精算とは、従業員が会社のためにお金を立て替えて支払い、その立て替え分を会社が従業員に支払うことです。

事業運営にかかった経費は、経費精算で計上することによって、納税額を少なくすることができます。
法人税の金額は、会社の売上から費用を差し引いた利益（正確には利益を基礎にした課税所得）に税率をかけて算出されます。売上を減らすか経費を増やすか、いずれかの方法で納税額を少なくする方法がありますが、売上を減らすという道を選択する人はいないでしょう。そのため、経費を増やすことが節税につながることになります。

ただし、法人税を節税できるからといって、事業に無関連なものを経費にしたら、税務署から指摘を受けることになります。そのためにも適正な経費を把握しなくてはいけません。

経費対象の仕分け項目

企業の経理担当が経費を処理する場合には、各勘定科目に仕訳をして計上していきます。その仕訳項目の主な項目をご紹介します。

・旅費・交通費
営業活動等で使った交通費や出張時の宿泊費などが該当します。

・消耗品費
文具やプリンターのインクカートリッジなど取得価額が10万円未満、または使用可能な期間（法定耐用年数）が1年未満の消耗品を購入した際の費用です。
デスクやパソコンといった固定資産にあたるものでも、価格が10万円に満たなければ、消耗品費として経費計上ができます。ただし、中小企業者等の場合、取得価額「30万円」未満である資産であっても、特例で経費となる場合がありますので注意してください。

・接待飲食費
交際費等の飲食に関するものから社内飲食費（社内での食事や打ち上げ、飲み会など）を除いて、領収書があり、飲食の内容（参加した人、飲食の年月日等）が明らかなものの費用です。

・通信費
インターネットの回線使用料や電話料金のほか、切手代・送料などの郵便料金も該当します。
はがきや便せんは消耗品費、祝電やお悔やみの電報は交際費になりますので注意しましょう。

・福利厚生費
従業員同士のコミュニケーションの円滑化などを目的としたイベントの開催費などが該当します。高額すぎる場合や目的が曖昧な場合には福利厚生費とは認められないこともあるため、注意しましょう。

経理担当者は、経費精算書の内容をしっかりと確認する必要があります。重要なポイントは、金額を間違えないようにすること、勘定科目の振り分け、領収書が全て揃っているかどうかを確認することです。
経費精算のミスは会社に損失を与えてしまう場合があるため、重要なポイントを押さえて、慎重に取り組みましょう。

経理担当者が経費精算するために重要な領収書。会社などでも現金で支払いがある場合には領収書が必要になる場合があります。その場合にロゴマークや社名などデザインされているオリジナルの領収書を渡すケースも多々あります。せっかくなので市販のものでなく、オリジナルの領収書をちゃんと作りたい、そんな場合には伝票印刷どっとこむにご相談ください。