領収書の控えの役割

商品やサービスを提供した際に発生する金額を受け取る領収書。複写式の領収書を記入した時には、控えを購入者に渡します。領収書には控えが存在していますが、どんな役割があるかご存知ですか？
今回はこの領収書の控えについてご紹介します。

なぜ領収書は控えを取るのか

領収書は商品やサービスの購入が確かにあったことを証明する経理上で重要な書類です。購入先から発行してもらうものですが、片方だけ残っていても確かな証拠とはなりません。そのため「領収書の控え」を作ることは大切なことになります。

証拠となるというのは、金額の間違いの申し出があった場その領収書の原本と控えをつけ合わせその事実を確認できるからです。控えがないと証明のしようがありません。不要なトラブルが起きたり、事実確認に時間を割かれるというアクシデントに繋がります。

発行する際のポイント

上記の理由から領収書作成と発行で重要なのは「控え」を作る事です。
複写式の領収書ならば2枚目に（控え）とあるため1枚目だけ支払い側に渡しますが、複写式でなくても控えを作ることはできます。その際は同じものを2枚作ります。

複写ではなく「2枚作る」ということは同じ内容で同じ人が書いても同時に作成されたものかを証明できません。複写では省略されることも手書きで2枚作成の場合は忘れてはいけない項目がいくつかあります。

・領収書と控えに割り印をする
・領収書と控えに一連番号を付ける
・発行日時、宛名、但し書き、入金形態を記載します
・2重発行とならないよう紛失による再発行には「再発行分」と記載する。

など注意点もありますので気を付けましょう。
時間もかかるためやはり複写式の領収書は常備することをお勧めします。

領収書や複写式については、
「領収書の役割・レシートの違い」
「なぜ写る？複写伝票の複写の仕組み」
で紹介していますので、よければあわせて読んでみてください。

書き損じてしまった領収書の控えの扱い

複写式の領収書を記入していると、書き損じてしまうこともあります。
そんな時は、購入者に渡す控えは切り取らずに「書損」として正本と控えをセットで保管しておく必要があります。領収書の控えは売上の証拠を示す書類となるため、領収書の控えの領収日付にその領収金額の売上が計上されていないと売上除外が疑われることになります。正本が手元にある書損分はその点詮索されることがないため、書き損じた領収書は、書き損じたとわかるように残しておきましょう。

今回は「領収書の控えの役割」についてでした。
領収書は税務関係の帳簿書類となるため法人税法によって保管期間が7年と決められています。これは原本に限らず控えも同じです。
日常的に発生する領収書ですので膨大な量になってしまいます。いざ見つけようと思ってもすぐに出てこない事態にならないよう日頃から整理をしておきましょう。

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